当利用教育委員会ではここ数年、図書館利用教育の啓蒙普及活動の一環として、 図書館大会や講演会・講習会等のイベント会場でＡＬＡグッズを紹介してきました。 そのせいか、最近あちこちで「ＡＬＡのポスターやしおり、 Ｔシャツなどを発注したいんですけど、方法がよくわからない」 という声が寄せられています。
そこで、みなさんのご参考のため、簡単な発注の基本手順と 注意事項を作ってみました。お役に立てば幸いです。
日本からはホームページ上のオンラインの発注を利用できないので、 オンラインカタログでアイテムを確認して、電子メールと ファクスで発注する、というのが基本になります。試してみて、 変更になっている点があったり、トラブルがあった場合は ご一報くださいますようお願いいたします。
品目の確認には、インターネットを利用する方法と 紙の冊子カタログを見る方法と２つあります。
１）インターネット環境にあれば、オンラインカタログを見るのが一番簡単。 ＡＬＡのホームページ（http://www.ala.org/） にアクセスし、ＡＬＡオンラインストアの カラーカタログ（http://alastore.ala.org/）をチェックする。 購入可能な品目が全部カラーで掲載されている。（＊１）
Select a category of ALA Graphics products below:
Celebrating Diversity
Early Childhood
Gifts and Incentives
Last Chance Sale
Library Use/Careers
National Library Week
Pamphlets & Seals
Posters and Bookmarks
Totally Teens
という選択画面で、ひとつずつ開いて、デザインをカラー写真で見て、 ほしいモノが出てきたら控えをとっておく（品番と品名と単価と 注文個数）。（＊２）
２）ＡＬＡグラフィックスカタログ
冊子型のカラーカタログも季刊で刊行されている。 インターネット環境にない人にはこれをまず取り寄せるという方法もある。 閉じ込まれている注文用紙に記入して、郵送またはファクス送信で 発注できる。（＊３）
ちなみに、ＡＬＡの住所等は下記のとおり。
ALA (American Library Association)
155 N. Wacker Dr. FL8
Chicago, IL 60606-1719
Phone: (800)545-2433, ext.2426
Fax: (312)280-2422
E-mail: lorzepowski@ala.org
１）発注品目一覧表を作る。オンラインカタログから選ぶ場合は、 誤記を避けるため、品番・品名・単価などをコピーアンドペーストで 確実に転記するとよい。表計算ソフトで一覧表を作成しておくと、 電子メール発注のときに添付ファイルとして送信できるので便利だ。 単価と個数を入力すると、合計代金も自動計算できるし、 絶版や品切れの場合に代金の再計算も楽になる。
２）控えを保管しておく。（納品後に検品するため。 事故があればクレームするため。）
ＥＸＣＥＬの添付ファイルのやりとりが可能。ただし、 電子メールのセキュリティの心配があるので、クレジットカード番号を 送信することは危険だろう。クレジットカード番号は、購入決定後に別途 ファクスで送信するほうをお薦めする。
１）船便（Surface Mail）：安価だが１ヶ月以上かかる。
２）航空便（Air Mail）：高価だが、１週間程度で到着する。
送料は、船便と航空便で、発注総額と重量により、大きく異なる。 予算と日程により選択したい。見積もりがほしい場合は、発注確定前に、 送料はいくらになるかを教えてもらえるので、依頼してみよう。 （＊５）
発注した品物を確実に受理するには、受取人の宛名を正確に 伝える必要がある。受取人の個人名まで、きちんと英文宛名に明記して、 送信しておくことが必要だ。
発注した内容どおりきちんと品物が届けば問題はない。 しかし残念ながら、発注したものと違うものが届いたり、数量が 違っていたりすることがないとは言えない。そんな場合には、 クレームを出すことが必要になる。
Ｑ１：あのカタログも何部かほしいんですが・・・。
Ａ１：オマケで、最新カタログを同梱してくれませんか、と頼んでみると
入れてくれます。
Ｑ２：カタログに綴じ込まれているオーダーフォームを使って
ＦＡＸで申し込めばいいんですか？
Ａ２：はい。それが一番簡単ですね。
Ｑ３：支払いは個人のクレジットが使えるのですね?
Ａ３：はい。図書館の公費の場合は、あなたの個人カードでの
立替払いになりますね。図書館や大学の法人クレジットカード
があれば簡単です。
Ｑ４：[Means of shipping]という項目があります。
航空便を使うのであれば、UPS 2Day かUPS Next Dayに
チェックすればいいのですか？
Ａ４：はいそうです。でも高いですよ。品物代金の10％以上は
覚悟しておいたほうがいいみたいです。「UPS Next Day」の場合、
図書館大会用は２０００ドル以上の注文で、送料が３００ドル
くらいかかってます。「２０日」といっても、だいたいは１週間
くらいで到着しているようですけど。１ヶ月以上の余裕があれば
安価な船便がおすすめです。
Ｑ５：もっと簡単な申込み方法はありますか？
Ａ５：電子メールは手軽だけれども、ＡＬＡのＨＰでは日本からの
発注を受け付けていない。クレジットカード番号を送信するのは
ちょっとおすすめできない。したがってファクスがベストでしょう。
クレジットカード番号と電子メールアドレスを付記しておけば
送信一発で完了します。
Ｑ６：紹介者とかを書かないでイキナリ注文していいんですか？
Ａ６：ははは。日図協利用教育委員会（＊６）
委員の仁上幸治＠早稲田大学に聞いたと冒頭に記載しておくと、
特別割引（＊７）があるかも。（笑） でも、
ＡＬＡのマーケティング・マネジャーは転職が早いので要注意です。
1999年の担当ジェニファーはもう退職してしまって、去年はリサ。
上司のバーバラはまだ在職しているらしいですけど。
Ｑ７：品切れとか変更とかの通知は来るのですか？
Ａ７：在庫状況と送料と納期を確認するのに、電子メールで気軽に
やりとりしてみるのがおすすめです。表計算ソフトの添付ファイルで
やりとりすれば、品切れ品を削除した後の料金計算も向うから表の
改訂版を添付返送してくれるので簡単です。
Ｑ８：他にトラブルはないのでしょうか？
Ａ８：品物や個数の間違いは実はよくある（笑）トラブルです。
なにかあったときは、電子メールでクレームを送れば、返信もくれるし、
あちらの発送ミスが判明したときは不足分をすぐ送ってくれるはずです。
品番間違いの場合は、どちらのミスかをはっきりさせる控えが必要なので、
発注一覧表のファイルや電子メールのやりとりもちゃんとバックアップ
しておきましょう。代金引き落とし後に品切れが判明した場合などは、
クレジット口座に後日返金されます。返事が来ないときは、
Subject欄に「Urgent!!!!」（至急）と書いて再クレームしましょう
（＊８）。ともあれ、まずは試してみることです。
成功を祈ります。
＊１）ＡＬＡの日本代理店として、飯田橋に United Publishers Services, Ltd. があるが、ここは書籍の 卸専業なので、個人の注文は受け付けていない。ＡＬＡの書籍を個人が 入手したい場合は一般書店を通して同社へ注文するしかない。ただし、 （１ドル＝１５５円換算。2000.2現在）。ＡＬＡグッズは、現在のところ 個人注文しかないということになる。
＊２）アメリカ本国内では「add」（カートに入れる）にクリックする という方法だが、これは米国内専用になっていて、外国はオンラインでは 注文できない。日本でも図書はアマゾン・ドット・コムで多くの人が 購入している時代なのだから、早く海外からの発注ができるようにして もらいたいものだ）
＊３）電話番号の記載方法は、こちらの電話番号は、アメリカからの 国際電話になるので、日本の国番号「81」を付けて、市外局番の「0」を 除いた番号になります。例えば03-xxxx-xxxxの場合は、81-3-xxxx-xxxx となり、0425-xx-xxxxの場合は、81-425-xx-xxxx となります。逆に、 こちらから(312)280-2422 へファクスするには、電話会社番号（ＫＤＤ を使う場合なら、「001」）とアメリカの国番号「1」を付けて、 001-1-312-280-2422 となります。
＊４）氏名と電子メールアドレスは2000年11月時点では、以下のとおり。 Ms. Lisa Orzepowski (lorzepowski@ala.org) または Ms. Barbara Carney (bcarney@ala.org)。ホームページの職員名簿で 最新情報を確認してほしい。
＊５）送料：米国内の場合は、Shipping and Handling Charges
Up to $20.00 = $5.00
$20.01 to $49.99 = $7.00
$50.00 to $99.99 = $9.00
$100 to $149.99 = $10.00
$150 to $199.99 = $11.00
$200+ = 8% of total order
＊６）日本図書館協会図書館利用教育委員会の英語表記は The Committee for User Education of Japan Library Association (JLA)。
＊７）定価が基本だが、ＡＬＡ会員10％割引、一括大量購入割引などの 特典もある。ちなみに、ＡＬＡ海外図書館員会員は年会費$60。詳細は ＡＬＡホームページを参照。
＊８）トラブルくらいでメゲていてはアメリカの通販とはつき合えない というくらいの覚悟が必要でしょう。納得がいくまで諦めずに粘り強く 交信するしかありません。
■文責＝仁上幸治＠早稲田大学図書館／日本図書館協会図書館利用教育委員会委員